V předchozí kapitole jsme slíbily, že se dozvíte jak "zautomatizovat" třídění pošty. Třeba aby se dopisy od jednoho odesílatele nebo k jednomu tématu samy ukládaly do složek. Skutečně to jde. Stačí nastavit pravidlo/filtr dle něhož se má pošta třídit, např. dle adresáta, dle předmětu, může být i kombinace. Outlook Příklad: chcete aby se všechny zprávy z konference Knihovna, ke kterým je připojena příloha, ukládaly do složky Knihovna. Všechny kroky tohoto příkladu budou zvýrazněny zeleně. V horním menu vyberte položky Nástroje/Tools --> Pravidla pro zprávy/Message Rules --> Pošta/Mail. Zobrazí se vám dialog. Dále kliknete na tlačítko Nové. Nejdříve vyplníte typy podmínek a poté doplníte konkrétní znění podmínek. V části 1. vyberete, podle čeho se má pošta třídit: dle odesílatele, slova ve zprávě, velikosti zprávy, pokud obsahuje přílohu atd. (prohlédněte si všechny možnosti). Položku vyberete zaškrtnutím (kliknutím do čtverečku). V našem příkladu vyberete podmínku: Kde řádek Komu obsahuje osoby/Where the To line contains people a podmínku Zpráva má přílohu/Where the message has an attachment. V části 2. vyberete, co se má se zprávami, které podmínkám vyhovují, udělat: přesunout do adresáře, smazat, předat jiné osobě, automaticky odpovědět atd. (prohlédněte si všechny možnosti). V našem příkladu vyberete Přesunout do složky/Move it to the specified folder. Položku vyberete zaškrtnutím. V části 3. (Popis pravidla/) se zobrazí popis pravidla. Kliknutím na podtržená slova se dostanete k formulářům, kde vyplníte potřebné údaje. V našem příkladu vyplníte do první podmínky (Pole Komu obsahuje osoby/Where the To line contains people) adresu knihovna@cesnet.cz a potvrdíte OK. Do druhé podmínky (Zpráva má přílohu/Where the message has an attachment) nic nedoplňujete. Nakonec vyberete složku kam se má zpráva přesunout. V našem příkladu vyberete složku Knihovna. V poslední položce nové pravidlo nějak nazvěte. V našem příkladu třeba Knihovna. Pravidla, která si stanovíte, můžete spojit operátory A/AND a NEBO/OR. Předem je nastaveno A/AND, změnit na NEBO/OR můžete klepnutím na A/AND v třetí části dialogu a zaškrtnutím druhé možnosti. V našem příkladu platí A. Všechny další zprávy, kde je adresátem konference Knihovna a které obsahují přílohy, budou okamžitě po přijetí přesunuty do složky Knihovna. Další pravidla nastavujete stejným způsobem. Vyberete Nástroje/Tools --> Pravidla pro zprávy/Message Rules --> Pošta/Mail. Zobrazí se vám přehled pravidel, které můžete upravovat. Nové pravidlo přidáte klepnutím na tlačítko Nové/New. Pravidlo můžete také nastavit kliknutím na zprávu, která by se měla od příště ukládat přímo do některého z adresářů. Poté co je zpráva označena, vyberte z horního menu položku Zpráva/Message. Dále postupujete jako při nastavení nového pravidla. Že to není žádná věda? Napište nám, jestli už filtrujete! Messenger Příklad: chcete, aby se všechny zprávy z konference Knihovna, které obsahují AACR2, beze čtení smazaly. V horním menu vyberte položky Edit --> Message Filters. Zobrazí se vám dialog. Nový filtr nastavíte kliknutím na tlačítko New. Doplníte název filtru (v našem příkladu Knihovna). Do další, trojdílené položky doplňte podmínku V prvním poli vyberete hledisko, podle kterého se má pošta třídit: odesílatel, adresát, slova ve zprávě atd. V našem příkladu vyberete To. V druhém poli nastavíte, kdy podmínka platí: je-li, není-li, obsahuje-li, neobsahuje-li atd. V našem příkladu vyberete Is. V třetím poli vyplníte konkrétní údaj: adresa, slovo. V našem příkladu vyplníte knihovna@cesnet.cz Tím máme zadánu podmínku; ovšem v našem příkladu jsou podmínky dvě. Novou položku podmínky otevřete kliknutím na tlačítko More. Vyplňujte dle předchozího návodu. Tuto další položku zrušíte kliknutím na Fewer. V našem příkladu vyplníte takto: Vyberete Body. Vyberete Contains. Vyplníte AACR2 Chcete-li toto ještě zpřesnit, můžete přidat pravidlo, kde v třetím poli vyplníte třeba Anglo-americká katalogizační pravidla. Pravidla jsou spojena operátory A a NEBO. Nastavíte je výběrem jedné z možností: Match any of the following pro NEBO a Match all of the following pro A. Variantu vyberete zaškrtnutím položky nad nastavením podmínek. V našem příkladu vybereme A (Match all of the following). Poté co máte vyplněnou podmínku, vyplníte, co se má se zprávou, která podmínce vyhovuje, udělat: přesunout do složky, smazat, změnit důležitost atd. Pokud chcete přesunovat do složky, vyberte Move to Folder a vyberte složku, kam chcete zprávy přesunovat. V našem příkladu vyberte Delete, složku v tomto případě nevybíráte. Kliknutím na OK filtr potvrdíte. Zobrazí se vám přehled filtrů, kde můžete nastavovat pořadí v jakém budou filtry použity. Pořadí nastavíte šipkami vpravo od přehledu filtrů. To znamená, že můžete mít např. kromě filtru na zprávy o AACR2 z konference Knihovna na zprávy ještě filtr na zprávy o AACR2 v dopisech od XYZ, které budete chtít přesunout do složky "AACR2". Tento filtr proto musí předcházet filtru Knihovna, jinak by byly zprávy smazány dle podmínky ve filtru knihovna. Tímto způsobem systém nejdříve vyhledá všechy zprávy, které odeslala XYZ a které obsahují slovo AACR2, a ty přesune do složky AACR2. Dopisy, které přišly v rámci konference Knihovna a obsahují slovo AACR2, budou automaticky smazány. Potvrdíte kliknutím na tlačítko OK. Všechny další zprávy, kde je adresátem konference Knihovna a které obsahují slovo AACR2, budou okamžitě po přijetí smazány. Filtr upravíte: otevřete si dialog Edit --> Message Filters. Vyberte filtr, který chcete upravit, a klikněte na něj. Poté klikněte na tlačítko Edit a můžete upravovat. Filtr smažete: otevřete si dialog Edit --> Message Filters. Vyberte filtr, který chcete smazat, a klikněte na něj. Kliknutím na tlačítko Delete filtr smažete. Že to není žádná věda? Napište nám, jestli už filtrujete!

nejasnosti@ff.cuni.cz SLOVNÍČEK: rule pravidlo