Stejně jako máte adresář na telefonní čísla, můžete si založit i adresář na e-mailové adresy. Outlook Spusťte program (--> viz lekce 1) Adresář otevřete kliknutím na tlačítko Nástroje/Tools v horním menu. Vyberete položku Adresář/Address Book Novou osobu přidáte kliknutím na ikonu Nový/New, zobrazí se nabídka, ze které vyberete položku Nový kontakt/New Contact. Otevře se formulář, kde vyplníte křestní jméno/first name, příjmení/last name, e-mailovou adresu/e-mail, přezdívku/nickname a eventuálně i další údaje (telefonní číslo, adresa). Potvrdíte kliknutím na tlačítko OK. Tím je osoba přidána do adresáře. Chcete-li přidat do adresáře osobu, od které jste právě dostali e-mail, stačí kliknout pravým tlačítkem myši na danou zprávu v přehledu došlé pošty, objeví se menu, z kterého kliknutím vyberete položku Přidat odesílatele do adresáře/Add sender to Address Book. Adresa bude přidána bez dalšího upravování. Úpravy: otevřete adresář (--> viz bod 2) a dvojitým kliknutím otevřete formulář osoby jejíž údaje chcete upravit. Upravte dle potřeby konkrétní údaj. Změny podvrďte OK. Jak adresář použít: Otevřte adresář (--> viz bod 2), kliknutím vyberte adresu (zmodrá) a stiskněte ikonu Akce/Action v horním menu adresáře a z menu vyberte Odeslat poštu/Send Mail. Otevře se formulář nové zprávy s vyplněným polem Komu/To. Dále postupujete jako při psaní nové zprávy (--> viz lekce 1). Druhá možnost je kliknout otevřít okno nové zprávy a do pole Komu/To: napsat několik prvních znaků adresy/jména/přezdívky osoby, které chceme napsat. Je-li osoba v adresáři, program zbytek doplní, pokud je to správně, pak potvrdíte stisknutím klávesy Enter a pokračujete v poli Subject. V rámci adresáře si můžete vytvořit distribuční seznam osob, který můžete použít, odesíláte-li pravidelně dopis určité skupině osob. Vyhnete se tak zbytečnému vypisování všech e-mailových adres. Otevřete adresář (--> viz bod 2) Nový seznam založíte kliknutím na ikonu Nový/New v horním menu adresáře. Objeví se menu z kterého vyberete Nová skupina/New Group. Objeví se formulář, kde vyplníte Název skupiny/Group Name. Pokud zařazujete do seznamu osoby z adresáře stiskněte tlačítko Vybrat členy/Select Members. Kliknutím vyberte osobu, kterou chcete přidat do adresáře. Přidání potvrďte stisknutím klávesy Enter. Osoby, které nemáte v adresáři: v dolní části okna Skupiny vyplníte jméno a adresu a potvrdíte kliknutím na Add/Přidat. Po vyplnění všech adres potvrdíte kliknutím na OK. Použití: otevřete formulář Nové zprávy a v poli Komu vyplníte název skupiny (tak jak jste ho nazvali při vytvoření), automaticky se doplní všechny adresy uvedené v listu, potvrdíte stisknutím klávesy Enter a pokračujete v psaní zprávy. Vyzkoušejte! Na tvorbě adresáře se nedá nic zkazit. Messenger Spusťte program (--> viz lekce 1) Adresář otevřete kliknutím na tlačítko Communicator v horním menu a vyberete položku Address Book. Stejného výsledku dosáhnete i kliknutím na druhou ikonu (Address Book) zprava v pravém dolním roku okna Messengeru. Novou osobu přidáte kliknutím na ikonu New Card. Otevře se formulář, kde vyplníte křestní jméno/first name, příjmení/last name, e-mailovou adresu/e-mail, přezdívku/nickname (--> viz pozn. 1/3) a eventuálně i další údaje (telefonní číslo, adresa). Potvrdíte kliknutím na tlačítko OK. Tím je osoba přidaná do adresáře. Chcete-li přidat do adresáře osobu, od které jste právě dostali e-mail, stačí kliknout pravým tlačítkem myši na libovolné místo dopisu, objeví se menu, z kterého kliknutím vyberete položku Add sender to Address Book/Přidat odesílatele do adresáře. Zobrazí se formulář (--> viz bod 3) s vyplněným jménem a e-mailovou adresou, který již nemusíte upravovat, stačí potvrdit OK. Úpravy: otevřete adresář (--> viz bod 2) a dvojitým kliknutím otevřete formulář osoby jejíž údaje chcete upravit. Změny podvrďte OK. Jak adresář použít: Otevřete adresář (--> viz bod 2), kliknutím vyberte adresu (zmodrá) a stiskněte ikonu New Mesg v horním menu adresáře. Otevře se formulář nové zprávy s vyplněným polem To, dále postupujete jako při psaní nové zprávy (--> viz lekce 1). Druhá možnost je kliknout na ikonu New Mesg v Messengeru a do pole To: napsat několik prvních znaků adresy/jména/přezdívky osoby, které chceme napsat. Je-li osoba v adresáři, program zbytek doplní zelenými písmeny. Pokud je to správně potvrdíte stisknutím Enter a pokračujete v poli Subject. Nalezne-li program více osob, které odpovídají zadaným znakům objeví se modrý nápis Multiple Matches Found/Nalezeno více záznamů. Pak potvrdíte stisknutím klávesy Enter, objeví se nabídka, ze které vyberete požadovanou osobu a potvrdíte stisknutím klávesy Enter a pokračujete v poli Subject. Třetí možnost je kliknout na ikonu Address v horní liště okna Nové zprávy. Adresář se zobrazí v trochu upravené podobě. V pravém sloupečku jednoduchým kliknutím vyberete osobu/osoby a kliknete buď na To nebo CC nebo BCc. Poté se adresy s náležitým určením objeví ve spodní části adresáře. Kliknutím na OK výběr potvrdíte a objeví se formulář Nové zprávy s vyplněnými adresáty. Dále pokračujete ve psaní zprávy (--> viz lekce 1) V rámci adresáře si můžete vytvořit distribuční seznam osob, který můžete použít, odesíláte-li pravidelně dopis určité skupině osob. Vyhnete se tak zbytečnému vypisování všech e-mailových adres. Otevřete adresář (--> viz bod 2) Nový seznam založíte kliknutím na ikonu New List v horním menu adresáře. Objeví se formulář, kde vyplníte Jméno seznamu/List Name, přezdívku seznamu/List Nickname, ev. poznámku/Description. Pokud zařazujete do seznamu osoby z adresáře (je možno vepisovat i ty které nejsou v adresáři zahrnuty - samostatný záznam v adresáři jim nebude vytvořen), opět stačí jen několik prvních písmen a program zbytek doplní (potvrdíte klávesou Enter). Po vyplnění všech adres potvrdíte kliknutím na OK. Použití: otevřeme formulář Nové zprávy a v poli To: vyplníme jméno/přezdívku seznamu. Automaticky se doplní všechny adresy uvedené v listu, potvrdíte stisknutím klávesy Enter a pokračujete v psaní zprávy. Vyzkoušejte! Na tvorbě adresáře se nedá nic zkazit.

nejasnosti@ff.cuni.cz SLOVNÍČEK: address Book adresář distribuční seznam umožní odeslání dopisu určité skupině osob (např. pracovníci oddělení, pracovní skupina). Vyhnete se tak zbytečnému vypisování všech e-mailových adres. list seznam