Daidalos 1/1, září 2000: sekce příspěvků @ iva.pribramska@nkp.cz
Cesta vpřed nebo ke zhroucení
Když se v roce 1997 objevil nový Aleph, pro rozlišení zvaný Aleph 500, byl to hlavní kandidát pro další přestup. Nebylo to ale tak jednoduché, jak by se mohlo zdát. Protože to byl systém úplně jiný, než s kterým jsme pracovali do té doby, nepovažoval jej dodavatel systému, firma Ex Libris, za běžný "upgrade" a většině stávajících zákazníků jej chtěl účtovat. Suma to byla zřejmě podstatně nižší, než kolik by stálo pořízení jiného systému stejné kategorie, ale stejně nad možnosti rozpočtu knihovny. Zkusili jsme to u Sörosovy nadace, ale ta chtěla - správně - podporovat jen ty knihovny, které zatím žádný automatizovaný systém neměly. Až druhý pokus v programu VISK Ministerstva kultury byl úspěšný. I tak však zbylo dost toho, do čeho musela investovat Národní knihovna, především do totální přestavby pracovních stanic.
Na infarktová jednání s firmou Ex Libris bych raději chtěla zapomenout. Smlouvu se podařilo uzavřít doslova za minutu dvanáct. Oproti původním plánům to bylo o tři až čtyři měsíce později. Protože datum konverze nejdůležitější báze se moc měnit nemohlo, promarněný čas nám moc chyběl. 10. ledna 2000 byla dokončena instalace a dostali jsme první licenci na Aleph 500. Z hlediska systémového knihovníka jsme měli trochu náskok díky přízni svých šťastnějších domácích i zahraniční kolegů a díky tomu, že dodavatel systému měl zájem na české lokalizaci. V horší situaci byl správce operačního systému, kterého samozřejmě k experimentování na svém serveru nikdo nebyl ochoten pustit, ale přesto instalaci Alephu a Oraclu zvládl sám a bez větších problémů. Pokud vím, tak jediné externí školení, které knihovna zaplatila, bylo týdenní školení pro správu systému Oracle pro jednu osobu.
Kolegyně, které se mnou pracují v oddělení knihovního systému (OKS), mi to možná zazlívají, ale po zkušenostech, které jsem měla, by byl přínos školení neúměrně draze zaplacen. Pravda, všechno by byl jednodušší, kdyby byla k dispozici dobrá dokumentace. Naší školou tedy bylo testování funkcí systému. Naštěstí jsme poznávali některé funkce z Alephu 300.
Paralelně jsme pracovali na konverzi Slovanské knihovny. Tato knihovna je sice administrativní součástí Národní knihovny, ale z hlediska Alephu to byla a je samostatná knihovna, používající všechny moduly systému s výjimkou Akvizice. Už v Alephu 300 se stala pokusným králíkem při implementaci výpůjčního modulu, takže jsme doufali, že udělá stejnou službu. Tady už jsme museli zajišťovat nejen konverzi bibliografických, ale také administrativních (všech ostatních) dat. Pro konverzi administrativních dat jsme koupili od firmy Ex Libris balíček programů a dobře jsme udělali. Myslím, že dr. Kotrba, správce operačního systému a Oraclu, by programoval ještě teď. I tak ještě zbývalo dost práce. Především modul Výpůjčky byl rozšířen o řadu nových funkcí. Jak už je u Alephu zvykem, je to systém parametrizovatelný. To je moc príma, když víte, jak máte všechny parametry nastavit, aby spolu "hrály". Ale dr. Vřešťálová to spolu s kolegyněmi a kolegy ze Slovanské knihovny a zejména dr. Rachůnkovou a M. Řehákovou, našimi hlavními oporami, zvládli. Kdybychom nemuseli čekat na dodávku dalších pevných disků pro server, tak i v plánovaném termínu. Takto mohla být Slovanská knihovna převedena do Alephu 500 v polovině května 2000.
Pro oddělení knihovního systému, které má implementaci Alephu na starosti, to nebyly lehké časy - testovat systém, učit se ho ovládat a ještě paralelně školit - ale všichni jsme čekali, že bude hůř - a bylo.
V té době - v polovině května - už byla školení v plném proudu. Pro práci s bází NKC bylo třeba vyškolit asi 250 pracovníků knihovny. Moc nám pomohli pracovníci Odboru služeb, kteří přistoupili na dvoustupňový model: pracovníci oddělení knihovního systému vyškolí vybrané jedince, kteří si vezmou na starost své kolegy. Zaměstnance čekaly nejméně dva "kurzy", většinu ale tři a někdy i více. Na školení jsme měli jen něco málo přes dva měsíce, takže bez mučení přiznávám, že některým pracovníkům se to muselo jevit jako rychlokurz. Spoléhali jsme především na vlastní iniciativu a zkoušení.
Aleph 500 je systém s architekturou klient-server. V krátké době bylo třeba nainstalovat spoustu klientských programů. I tady velmi pomohli zaměstnanci knihovny. K dispozici měli nasdílené instalační soubory a návod a sami nebo s pomocí svých kolegů programy instalovali. Pouze v případě problémů museli zasahovat pracovníci OKS. Někoho možná napadne, kde byli pracovníci oddělení automatizace, které by mělo poskytovat technickou podporu? Velmi usilovně přebudovávali technický park, instalovali operační systém do nových a vylepšených pracovních stanic. Práce neměli málo, do poslední chvíle tu pracovala řada počítačů s operačním systémem MS/DOS a bezdiskových počítačů, obojí naprosto nepoužitelné.
Od první konverze do konverze "ostré" jsme měli pouze necelé dva měsíce. Co se týče konverze bibliografických údajů, žertovali jsme - poněkud kysele - že jsme ve stavu permanentní konverze. Problémy nám nedělal UNIMARC, ale hlavně změny, které jsme někdy museli, jindy chtěli provést při průchodu dokumentů linkou zpracování. Jejich architektem byl Aleph a kolektiv pracovníků pod vedením dr. Stoklasové. Hodně starostí nám nadělaly především IAHOLy. Legrační jméno, že? Ve skutečnosti to byl jeden z nejdůležitějších "bibliografických" údajů. Obsahoval všechny údaje o jednotlivých knihovních jednotkách, které jsme byli schopni uložit, v případě některých údajů duplicitně jenom proto, abychom je mohli online vyhledávat. Protože údaje do tohoto pole zapisovali pracovníci různých útvarů knihovny, byl to poměrně citlivý údaj. Důležitým úkolem při přechodu do A500 bylo jednak oddělit údaje, které používala akviziční pracoviště, a jednak odbourat duplicitní zápis v bibliografických záznamech. To bylo umožněno vylepšenou funkčností Alephu 500.
Teprve v červenci měl dr. Kotrba trochu více času na přípravu především tiskových programů, které Aleph nenabízí a ani to nesliboval. Detailně jsme se seznámili se záludností tiskáren pro MS Windows. Ne všechno, co jsme se zavázali udělat, již funguje, ale nejdůležitější tisky fungují, jsou předpoklady pro to, aby cesta dokumentu do skladiště byla plynulá.
Víkend před tím, než měla být báze otevřena pro veřejnost jsme chybou v datech přišli o rejstříky, které se nepodařilo zaktualizovat. Zachraňovali jsme je v noci z 31.7. na 1.8. Doufali jsme, že licence pro WWW server Alephu přijde včas, dorazila až 1.8. v 9:30. Všechno bylo poněkud hektické. Další víkend jsme potřebovali přebudovat soubory slov, které byly neúplné. Při prvním pokusu nestačilo místo, připravené pro tabulky Oraclu, při druhém pokusu skončilo s chybou vytváření indexů Oraclu. Až třetí pokus s povedl.
Zdá se, že k dnešnímu dni (15.8.) se situace poněkud stabilizovala. Podařilo se nám rozběhnout jmenné i věcné soubory autorit, pracuje se na přístupu přes Z39.50. Stále se potýkáme s drobnějším problémy. Věříme, že pokud budeme schopni problém definovat, podpora systému nám pomůže. Někdy to není úplně jednoduché, systém je velmi složitý, některé vazby nejsme schopni prohlédnout. Vnucuje se mi myšlenka, že s Alephem 300 ve vztahu k Alephu 500 se to má jako s operačním systémem MS DOS k MS Windows (se všemi důsledky).
A. Měli jsme investovat více času do kontroly uložených dat, nápravy zjištěných nepořádků. I když jsme někdy všichni o některých nedostatcích věděli, zdálo se, že pro každého nebo alespoň pro většinu pracovníků byla náprava prací navíc, nad rámec jejich plánovaných a běžných úkolů.
B. Víc času na školení a seznamování se s novým systémem jsme si dopřát nemohli, pokud jsme nechtěli konverzi o půl roku nebo dokonce o rok odložit. Mohli jsme udělat víc k tomu, abychom podpořili testování konverze záznamů.
C. S odstupem času se mi zdá, že místo usilovné práce v Alephu 300 až do posledního dne, aby bylo co neméně restů, jsme měli práci ve starém systému zastavit alespoň na týden, či 14 dnů (jak to udělala jedna z našich vedoucích) a věnovat celý čas do "ostré" konverze testování, práci na nečisto. Asi bychom nepřišli na všechny problémy v datech, ale na většinu určitě.
Již na podzim čekáme, že bude dodána nová verze systému Aleph 500, abychom si s ní mohli hrát a lokalizovat ji. Vlastní přechod na ní však nebude dříve než na začátku příštího roku, možná ještě lépe o prázdninách 2001. Protože data v této verzi systému budou ukládána v UNICODE, další disk bude nezbytný.
V Praze 15.8.2000